Tu archivo físico, claro y localizable desde una sola plataforma.

Creación virtual de archivos reales

Representa tantos archivos físicos como necesites en distintas sedes. Define el tipo de archivo, como rodante, estantería, modular o cajas apilables, y describe sus estanterías, líneas, bloques, cajas y legajos.

• Registra la ubicación de cada archivo: Medellín, Bogotá, Cali u otras ciudades.
• Diseña la estructura conforme a tu archivo físico existente.

Proyección 3D del archivo físico

Visualiza el archivo con sus estanterías, pasillos, cajas, legajos e incluso la puerta de ingreso. Al buscar un documento, una animación 3D indica la ruta y las coordenadas para encontrarlo físicamente.

Registro físico y digital

Registra documentos físicos y sus copias escaneadas o archivos digitales. Los documentos digitalizados se guardan en una estructura de carpetas con los controles de acceso definidos para la implementación.

Conservación y lectura a largo plazo

Admite el almacenamiento en formatos PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 y PDF/A-4 para apoyar la preservación y lectura futura de los documentos.

Vigencias, retención y disposición final

Configura las vigencias y criterios de preservación, retención y disposición final de los tipos documentales. Administra su ubicación y comportamiento en los archivos de gestión, central e histórico.

• Recibe alertas al cumplirse vigencias o vencimientos.
• El comité evalúa la acción que corresponde según los criterios definidos.

Expedientes inteligentes

Crea expedientes, vincula documentos y utiliza búsquedas y filtros para encontrar el expediente específico en pocos clics.

Parametrización autónoma

Configura dependencias, series, subseries, tipos documentales y expedientes según tu TRD. La organización puede ajustar la parametrización cuando sus necesidades cambien, sin depender del proveedor para cada cambio.

Auditoría de actividades

La actividad realizada en el módulo queda registrada para consulta y auditoría posterior.